Donosimo korisne savjete za organizaciju i upravljanje dokumentima. Ukoliko trenutno nemate organizirano upravljanje dokumentima, prvi korak biti će njihovo sortiranje. Skupite sve dokumente na jedno mjesto i:
- ako je dokument važan, spremite ga u mapu za čuvanje
- ako dokument pripada nekome drugome, proslijedite ga toj osobi
- ako dokument više ne trebate, bacite ga!
Nakon što ste obavili taj prvi korak, organizirajte svoju mapu, odnosno sistem za čuvanje dokumenata, koji za cilj ima „katalogizirati“ dokumente na način da ih uvijek možemo pronaći. Pri tome je najteži dio posla kreiranje strukture mapa, koja mora biti dovoljno detaljna da svaki dokument u njoj nađe svoje mjesto, a s druge strane ne smije biti predetaljna, kako ne bismo trošili previše vremena na traženje mapa, ili na promišljanje u koju mapu smjestiti neki dokument. Imate li već razrađenu strukturu mapa, tada će vam početna točka biti analiza onoga što već dobro funkcionira (i to nećete mijenjati) i onoga što ne funkcionira (i što ćete pokušati promijeniti). Nemate li tu početnu točku, skupite sve papire, dokumente i časopise na jednu hrpu, pa pregledavajući dokumente grubo razvrstavajte dokumente i paralelno vodite bilješke o tome kakve sve dokumente imate. Tako ćete automatski kreirati kategorije. Ukoliko uočite da u nekoj kategoriji imate previše dokumenata, razradite ih detaljnije i razdvojite u manje kategorije, i obratno: ukoliko neke kategorije obuhvaćaju malo dokumenata ili isti nisu dovoljno značajni, pridružite ih nekoj većoj kategoriji. Ono što svakako treba izbjegavati, to je kategorija „razno“, jer ako informacija nije dovoljno važna da pripada mapi s imenom, pitanje je da li je dovoljno važna da bismo ju sačuvali.
Nazivi mapa trebaju biti jednostavni, a kategorije široke.
- Pri odlaganju materijala, razmišljajte pod kojim ćete nazivima tražiti dokument, a ne odlagati. Također, nemojte strahovati od kreativnih i motivirajućih naziva mapa, a možete kreirati i „akcijsku“ mapu u koju ćete spremati dokumente koji zahtijevaju da se na njima radi (npr. računi za plaćanje, podaci za unijeti, dokumenti za potpis, dokumenti za proslijediti, podaci za organiziranje putovanja i sl.).
- Radije koristite „klamerice“ nego obične spajalice, koje lako mogu otpasti.
- Kod kreiranja mapa koristite boje kada god je to moguće.
- Kreirajte i mjesto na kojem ćete arhivirati priručnike i upute za korištenje određenih aparata, a zajedno s njima i garancije.
- Promislite što učiniti s povjerljivim dokumentima! Njih je najbolje uništiti, kako bi se smanjila mogućnost štete u slučaju da budu otuđeni.
- Dokumente arhivirajte na kraju svakog dana, ili najmanje jednom tjedno. Ne dozvolite si da vam se nagomila hrpa koju ćete morati spremati satima, ili da na kraju sve dokumente tražite u hrpi za razvrstavanje.
- Ukoliko vam je lakše, čim primite dokument, na vrhu papira zapišite u koju mapu ga treba spremiti. To će vam kasnije olakšati i ubrzati posao.
- Stručne časopise i magazine ne morate zauvijek čuvati – uključite ih svoj sustav upravljanja dokumentima. Iz časopisa istrgnite one članke koji su interesantni i spremite ih kao i ostale dokumente.
- Čuvajte samo posljednja izdanja različitih kataloga, stare bacite! Katalog promotivnog materijala iz 2005. godine sigurno neće biti presudan za uspješno obavljanje nekog vašeg zadatka.
- Pišete li bilješke (a trebali biste!), iste priključite dokumentima na koje se one odnose, kako ih ne biste zaboravili onda kada vam zatrebaju.
mr. sc. Nataša Trojak
