Facebook Instagram
    Facebook Instagram LinkedIn
    suvremenažena.hr
    • HOME
    • ZDRAV ŽIVOT
      • ZDRAVLJE
      • ZDRAVA PREHRANA
      • FIT TIJELO
    • LIFESTYLE
      • UREĐENJE DOMA I DIZAJN
      • PUTOVANJA
      • GASTRO
    • INSPIRACIJA
      • OSOBNI RAST I RAZVOJ
      • DOBAR ŽIVOT
      • CITATI
      • D-KNJIGA
      • ASTRO
    • LJEPOTA
      • NJEGA LICA I TIJELA
      • NJEGA KOSE I FRIZURE
      • MAKE-UP
      • PRIRODNA KOZMETIKA
    • MODA
    • ODNOSI
      • LJUBAVNI ŽIVOT
      • DJECA I RODITELJI
      • TRUDNOĆA I MAJČINSTVO
    • POSAO
      • PODUZETNIŠTVO
      • USPJEH
      • FINANCIJE
      • INSPIRATIVNI RAZGOVORI
    • ONLINE MAGAZIN
    • KOLUMNE
      • ALEKSANDRA IVANAC
      • ANA VONIĆ JOVANOVIĆ
      • DANIJELA SLAVICA
      • DARIA ANTONOVIĆ
      • DUBRAVKA ŠIMUNOVIĆ
      • GORANKA RAKIĆ
      • JULIJANA OREMOVIĆ
      • MARIJANA GLAVAŠ
      • MATEJ ČULJAK
      • VALENTINA SUMPOR
    suvremenažena.hr
    USPJEH

    Organiziranje i upravljanje dokumentima

    Suvremena ženaBy Suvremena žena14 travnja, 20163 Mins Read
    PODIJELI
    Facebook Twitter LinkedIn Email WhatsApp

    Donosimo korisne savjete za organizaciju i upravljanje dokumentima. Ukoliko trenutno nemate organizirano upravljanje dokumentima, prvi korak biti će njihovo sortiranje. Skupite sve dokumente na jedno mjesto i:

    • ako je dokument važan, spremite ga u mapu za čuvanje
    • ako dokument pripada nekome drugome, proslijedite ga toj osobi
    • ako dokument više ne trebate, bacite ga!

    Nakon što ste obavili taj prvi korak, organizirajte svoju mapu, odnosno sistem za čuvanje dokumenata, koji za cilj ima „katalogizirati“ dokumente na način da ih uvijek možemo pronaći. Pri tome je najteži dio posla kreiranje strukture mapa, koja mora biti dovoljno detaljna da svaki dokument u njoj nađe svoje mjesto, a s druge strane ne smije biti predetaljna, kako ne bismo trošili previše vremena na traženje mapa, ili na promišljanje u koju mapu smjestiti neki dokument. Imate li već razrađenu strukturu mapa, tada će vam početna točka biti analiza onoga što već dobro funkcionira (i to nećete mijenjati) i onoga što ne funkcionira (i što ćete pokušati promijeniti). Nemate li tu početnu točku, skupite sve papire, dokumente i časopise na jednu hrpu, pa pregledavajući dokumente grubo razvrstavajte dokumente i paralelno vodite bilješke o tome kakve sve dokumente imate. Tako ćete automatski kreirati kategorije. Ukoliko uočite da u nekoj kategoriji imate previše dokumenata, razradite ih detaljnije i razdvojite u manje kategorije, i obratno: ukoliko neke kategorije obuhvaćaju malo dokumenata ili isti nisu dovoljno značajni, pridružite ih nekoj većoj kategoriji. Ono što svakako treba izbjegavati, to je kategorija „razno“, jer ako informacija nije dovoljno važna da pripada mapi s imenom, pitanje je da li je dovoljno važna da bismo ju sačuvali.

    Nazivi mapa trebaju biti jednostavni, a kategorije široke.

    • Pri odlaganju materijala, razmišljajte pod kojim ćete nazivima tražiti dokument, a ne odlagati. Također, nemojte strahovati od kreativnih i motivirajućih naziva mapa, a možete kreirati i „akcijsku“ mapu u koju ćete spremati dokumente koji zahtijevaju da se na njima radi (npr. računi za plaćanje, podaci za unijeti, dokumenti za potpis, dokumenti za proslijediti, podaci za organiziranje putovanja i sl.).
    • Radije koristite „klamerice“ nego obične spajalice, koje lako mogu otpasti.
    • Kod kreiranja mapa koristite boje kada god je to moguće.
    • Kreirajte i mjesto na kojem ćete arhivirati priručnike i upute za korištenje određenih aparata, a zajedno s njima i garancije.
    • Promislite što učiniti s povjerljivim dokumentima! Njih je najbolje uništiti, kako bi se smanjila mogućnost štete u slučaju da budu otuđeni.
    • Dokumente arhivirajte na kraju svakog dana, ili najmanje jednom tjedno. Ne dozvolite si da vam se nagomila hrpa koju ćete morati spremati satima, ili da na kraju sve dokumente tražite u hrpi za razvrstavanje.
    • Ukoliko vam je lakše, čim primite dokument, na vrhu papira zapišite u koju mapu ga treba spremiti. To će vam kasnije olakšati i ubrzati posao.
    • Stručne časopise i magazine ne morate zauvijek čuvati – uključite ih svoj sustav upravljanja dokumentima. Iz časopisa istrgnite one članke koji su interesantni i spremite ih kao i ostale dokumente.
    • Čuvajte samo posljednja izdanja različitih kataloga, stare bacite! Katalog promotivnog materijala iz 2005. godine sigurno neće biti presudan za uspješno obavljanje nekog vašeg zadatka.
    • Pišete li bilješke (a trebali biste!), iste priključite dokumentima na koje se one odnose, kako ih ne biste zaboravili onda kada vam zatrebaju.

    mr. sc. Nataša Trojak

    organizacija dokumenata upravljanje dokumentima
    Suvremena žena
    • Website
    • Facebook
    • Instagram

    Donosimo teme i savjete za sretniji, zdraviji, uspješniji i ispunjeniji život, novosti iz svih ženama zanimljivih područja koja život čine ljepšim, kvalitetnijim i zabavnijim.

    MOŽDA ŽELITE PROČITATI I OVO

    HR stručnjaci: ovo su 3 konkretne poslovne vještine koje poslodavci sve više traže

    10 trikova za povećanje produktivnosti koji će vam olakšati poslovnu svakodnevicu

    Comments are closed.

    IZDVOJENO

    16 svibnja, 2022

    Doktori poručuju: ako vas ujutro često boli glava, ovo bi mogli biti razlozi!

    14 svibnja, 2022

    Pomrčina Mjeseca u Škorpionu otvara put za novo životno putovanje

    13 svibnja, 2022

    Stručnjaci otkrivaju: ove zanimljive činjenice o dojenju sigurno niste znali!

    13 svibnja, 2022

    Panta rei – I to će proći

    12 svibnja, 2022

    Dva načina kako možemo kontrolirati svoje misli i emocije

    11 svibnja, 2022

    Što je superhrana, koje su najbolje namirnice i kako ih uvrstiti u svakodnevnu prehranu

    10 svibnja, 2022

    Izgovori – ako ovo često govorite, dopustili ste da vam se izgovori uvuku u život

    9 svibnja, 2022

    Retrogradno kretanje Merkura znakom Blizanaca – komunikacija pod velom magle

    • Pratite nas na Facebooku
    • Pratite nas na Instagramu
    • LinkedIn

    Prijavite se

    ZA PRIMANJE NOVOSTI S PORTALA

    O portalu

    ZADOVOLJNA, SRETNA, PODUZETNA

    Suvremena žena je lifestyle portal koji donosi teme i savjete za sretniji, zdraviji, uspješniji i ispunjeniji život suvremene žene, novosti iz svih ženama zanimljivih područja koja život čine ljepšim, kvalitetnijim i zabavnijim. Inspirativne priče će Vas potaknuti na promjene koje priželjkujete.

    Portal je namijenjen ženama koje traže inspiraciju i motivaciju za ostvarenje života o kojem su oduvijek sanjale. Kroz sadržaje portala ih želimo osnažiti i potaknuti da vjeruju u sebe, da jačaju svjesnost o sebi, da žive zdravo, da preuzmu odgovornost za svoj život i živote onih koji o njima ovise. Cijenimo istinske vrijednosti.

    Facebook Instagram LinkedIn
    INFORMACIJE
    • KONTAKT
    • IMPRESSUM
    • PRAVILA PRIVATNOSTI
    • POLITIKA KOLAČIĆA
    • UVJETI KORIŠTENJA
    Copyright © Moja Asistenca

    Type above and press Enter to search. Press Esc to cancel.

    Na ovoj web lokaciji koristimo kolačiće za pružanje što boljeg korisničkog iskustva. Saznajte više o kolačićima koje koristimo ili ih isključite ako ne želite da prikupljamo vaše podatke. Postavke

    Pregled privatnosti

    Na ovoj web lokaciji koristimo kolačiće kako bismo Vam pružili što bolje korisničko iskustvo. Informacije o kolačićima se pohranjuju u Vaš preglednik i obavljaju funkcije poput prepoznavanja kada se vratite na ovu web lokaciju. Time nam dajete povratne informacije koji dijelovi portala su Vam najzanimljiviji i najkorisniji.

    Sve postavke kolačića prema želji možete prilagoditi.

    Neophodni kolačići

    Ovaj kolačić bi trebao biti omogućen u svakom trenutku kako bismo mogli spremiti Vaš odabir postavki kolačića.

    Ako onemogućite ovaj kolačić, nećemo moći spremiti Vaše odabrane postavke. To znači da ćete svaki put kada posjetite ovu web lokaciju morati ponovno omogućiti ili onemogućiti kolačiće.

    Kolačići treće strane

    Ova web lokacija koristi Google Analytics za prikupljanje informacija kao što su broj posjetitelja i najpopularnije stranice.

    Ostavljajući omogućenu ovu opciju pomažete nam unaprijediti naš portal.

    Najprije omogućite neophodne kolačiće kako bismo mogli spremiti vaše postavke!

    Politika kolačića

    Više informacija o kolačićima